Optimiza tu tiempo y trabaja con más personas más rápido.

¿Qué son las herramientas de optimización de trabajo y las de automatización?

Optimiza tu tiempo y automatízalo a nivel laboral, perseguimos este objetivo de hacer el flujo de trabajo más llevadero, rentable, evitando posibles errores, minimizando las tareas repetitivas e incluso incrementar la productividad.

En el caso puntual de las herramientas de optimización, hacemos referencia a los programas y aplicaciones que nos permiten administrar el tiempo de trabajo, enfocándonos en las asignaciones que son de mayo envergadura, haciendo que nuestro tiempo sea más eficiente, con un esfuerzo enfocado más en los resultados de mejorar y a su vez nos facilitan la organización de nuestro día a día, sobre todo los aspectos incrementan la productividad eliminando la procrastinación bajando los niveles de estrés. Entre sus múltiples funciones encontramos:

• Organización de tareas pendientes.
• Gestión de proyectos (individual o colectivo).
• Automatización de procesos (tareas repetitivas).
• Seguimiento en tiempo real de las asignaciones pendientes.

Todas estas tareas puedes ser gestionadas por medio de aplicaciones como 

• Asana y Trello: Organizan el espacio de trabajo pendiente por fechas.
• RescueTime y Togg: Herramientas de seguimiento del tiempo.
• Google Calendar: Planificación de horarios, eventos, recordatorios y agendas.

En cuanto a la automatización: También son programas y software, que a diferencia de los enfocados en optimizar, estos, se especializan en gestionar eficientemente el trabajo humano por medio de la programación de actividades que bien puede ser rutinarias o simplemente tareas que se ejecutarán un par de veces en un periodo de tiempo determinado, como puede ser el envío de un email cuando un consumidor cumple años. 

En el caso del Marketing Digital, podemos verlo en las reglas o condicionantes aplicables en las pautas de Meta ADS, como por ejemplo detener una campaña automáticamente cuando un costo por resultado llegue a un monto determinado. También lo encontramos en las plataformas de programación de contenido, en la cual dejas un contenido determinado listo para postearse según un cronograma.

Diferencias entre herramientas de optimización y de automatización.

Existen diferencias marcadas entre ambas herramientas y aunque las dos tengan el mismo objetivo final (hacer más eficiente el flujo de trabajo) la principal diferencia que hay entre ambas, es el nivel de intervención o interacción humana que necesitarás tener con cada una de ellas. Las herramientas de optimización mejoran el rendimiento y la calidad del trabajo realizado.

Por ejemplo. Google Analytics es una de las más completas que existen y con amplia aceptación en el mercado, con Analytics puedes obtener información bastante completa y detallada de cada uno de los usuarios que interactúan en tu sitio web, desde datos básicos como edad, sexo, ubicación, hasta los intereses que han mostrado en tu sitio de destino.

SEMrush: Es quizás una de las más amplias e interconectadas que puedas encontrar en el mercado, básicamente abarca casi todas las plataformas de ADS y por medio de ella tienes acceso a una variedad de resultados, desde Google ADS, Bing Ads, Facebook Ads y otras más, incluso podrás medir tu rendimiento en cuanto al SEO.

Optimiza el flujo de trabajo con Google Calendar.

Google calendar: Fue desarrollado a mediados del 2006 después de que Google adquiere la empresa 2Web Technologie quienes habían creado previamente el calendario online llamado “KIKO” y cuyos programadores gestionaron el desarrollo de Google Calendar. Este software cuenta con las funciones de, programar, recordatorios, reuniones, sincronización de datos y tareas tanto personales como profesionales, y es que gracias a su versatilidad y ser de los primeros calendarios en línea que permitió a los usuarios compartir sus calendarios con otros miembros se convirtió en uno de los líderes dentro de este rubro.

Por ser una herramienta de Google, tiene integración con su ecosistema (Google Drive, Google Meet y otras más) lo que permite una mejor colaboración y coordinación entre equipos, con el que puedes interactuar fácilmente agregando a otros usuarios que no tienen correo de Gmail en tu agenda de trabajo o planificación.

Además, si eres de los que prefieres colocar el letrero de “no disponible”, Google Calendar cuenta con una función de "disponibilidad" que permite a los usuarios ver los horarios de otros participantes y programar reuniones en momentos convenientes para las partes implicadas. Algunas de sus actualizaciones más recientes que son muy útiles y que quizás pocos utilizan es la función de objetivos, la cual fue lanzada a mediados del 2017, la cual otorgó a los usuarios la opción de establecer objetivos dentro de Google Calendar y recibir recordatorios para cumplir con esos objetivos.

A mediados del 2020, se agrega una nueva actualización en la que se incorporan, junto a la IA (inteligencia artificial) con la cual se le entregan sugerencias de horarios, para reuniones, permitiendo la programación o gestión automática de tu agenda online.

Google calendar se encuentra operativo tanto para dispositivos móviles como de escritorio, en todas las versiones, tanto Android como Apple, lo que la convierte en muy fácil de obtener y usar para cualquier usuario. ¿Quién no tiene un smartphone u ordenador hoy en día?. Pero si no sabes como usar Google calendar aquí también te damos unos cuantos consejos prácticos.

Primeros pasos en Google Calendar.

Si estás en ordenador puedes acceder a la URL calendar.google.com o si te encuentras en otra página de Google, solo haz clic en el botón de menú en la esquina superior derecha (en donde están los 9 puntos agrupados) luego en el ícono Calendario y listo. También desde tu smartphone puedes buscar el icono (poner icono) y estarás adentro del calendario.

Esta aplicación te ofrece un abanico amplio en cuanto a la flexibilidad de visualizaciones y usos, utilizando el botón de la parte superior derecha cambiarás las visualizaciones del día, mostrando un solo día, semana, un mes completo y otros modos adicionales.

Google Calendar, para organizar tu tiempo.

Crea tu lista de tareas pendientes diariamente, semanal o mensual. Coloca el tiempo estimado en el que estarás ocupado, así determinas cuántas horas te puedes tardar en tareas menores detectando los tiempos libres o de ocio.

Organizando los eventos

Para crear un evento, basta con hacer clic en alguno de los espacios en blanco en el calendario. En el cuadro que te arroja la aplicación completas con la información necesaria sobre la actividad. 

Una vez realizada la acción anterior, aparecerá un pequeño cuadro para que ingreses información básica sobre el evento, en “Más opciones” agregas detalles que desees compartir con alguno miembro del equipo, antes de guardar, recuerda agregarle las notificaciones a los participantes.

Otras herramientas gratuitas de optimización de tiempo

Google Keep: A simple vista es un gestor de notas y lista de tareas, pero que su simplicidad no te confunda, en esta aplicación puedes tener canalizado y ordenado en función de prioridades tus pendientes o ideas (muy similar a calendar pero menos profesional a nivel de trabajos en equipos). Estos archivos los puedes crear con imágenes, texto, dibujando a mano alzada e incluso notas de voz. Además, en la última versión de Google Keep agregó la opción de recordatorios por horas y ubicación geográfica (aunque este último podría tener sus limitantes debido a que no puedes interactuar con un mapa). Y como era de esperarse, Google Keep se conecta con tu Drive y cuenta con extensión para ordenador.

Trello/Asana

Dos de las herramientas más populares para la optimización del trabajo y priorizar las tareas de un equipo. Ambas funcionan por tableros y además cuentan con una interfaz de colaboración entre miembros para conversaciones, apuntes e intercambio de archivos.

En trello puedes crear tarjetas agregándoles datos como fecha de entrega, etiquetas, imágenes, links, archivos (de cierto peso) mencionar a los responsables de la supervisión o entrega.

Con Asana la metodología de trabajo es muy similar, pero cuentas con informes de proyectos, los cuales se pueden integrar a los equipos de trabajo y ver cómo va el proceso del mismo, también puedes gestionar los proyectos con los integrantes que corresponden.

En el caso de estas dos herramientas, hay versiones gratuitas con ciertas limitantes y otras más completas con un costo adicional. Sin embargo, en su versión gratuita puedes ejecutar la principal función que es la optimización del tiempo.

Consejos para la optimización de tu tiempo y el de tu equipo de trabajo.

1. Prioriza las tareas: Realiza una lista diaria de las tareas que tienes pendiente por realizar, dale principal protagonismo aquellas que demandan una entrega o seguimiento.
2. Controla el uso de tus dispositivos en horarios picos: Dependiendo el rol al que te desempeñas tú y tu equipo, toca plantear horarios o reglamentos para el uso de los dispositivos móviles con el fin de evitar distracciones en redes sociales o notificaciones aleatorias.
3. Implementa las herramientas de optimización de tiempo: En este artículo te facilitamos una lista de herramientas que puedes emplear con tu equipo y a un costo 0, escoge el grupo de aplicaciones que sean convenientes, según el trabajo que realizas y comienza a implementarlo.
4. Establece límites de tiempo o deadline: Junto con las herramientas de optimización, agregar las fechas de entrega o revisión de los proyectos, esto te dará más tranquilidad y prevención ante entregas tardías o a sobre fechas estimadas.
5. Delega y divide tus tareas: Delega tareas que tengan menor relevancia a tu equipo, así podrás seguir creciendo y atendiendo otros asuntos de vital importancia para la organización. Dividir en subtareas te permitirá comenzar con aquellas asignaciones de mejor desgaste y si puedes entregarlas simultáneamente, mejor, dejando o preparando el terreno para aquellas que son más exigentes.
6. Toma descansos regulares: Aplica las pausas activas, toma en cuenta que cada 2 horas aproximadamente hay que desconectarse del entorno laboral para hacer estiramientos y refrescar la mente.
7. Organiza tu espacio de trabajo: Ten todos tus documentos, sean físicos o digitales al alcance de tu mano, así no pierdes tiempo buscando otros archivos. Además, evitas accidentes al eliminarlo o perderlos.
8. No dejes de formarte: Mantenerse tú y tu equipo de trabajo actualizado será el plus que buscas, encontrar nuevos métodos, avances tecnológicos o simplemente aprender como hacer las cosas diferentes, garantizan el buen desarrollo del equipo.
9. Haz ejercicio y cuida la salud mental: El ejercicio regular o por lo menos 3 veces por semana ayudará a mantenerte en forma, incrementando la energía y el buen ánimo. Mientras que la salud mental es tan o más importante que la actividad física, mantener un ambiente y estímulo adecuado, alejará la fatiga por carga laboral y posibles episodios de estrés.

La optimización del tiempo es uno de los temas que más preocupa dentro de organizaciones, emprendedores e incluso a nivel personal fuera del trabajo cotidiano. Lo cierto es que con la digitalización de muchos procesos se han abierto oportunidades para nuevas actividades o funciones, al igual que hacen hueco a distracciones y a la procrastinación.

Por ello han surgido estas herramientas de optimización que ayudan a simplificar los procesos llevando el control más preciso y organizado de los quehaceres.

En mi caso personal he ido implementando junto con mi equipo de trabajo las herramientas anteriormente descritas, en especial Google Calendar y Asana. Obteniendo resultados realmente positivos.

Cuéntame,  ¿Conocías estas herramientas gratuitas?. Déjanos un comentario sobre tu experiencia. Puedes dejar en la caja de comentarios algún tema que te gustaría que desarrollemos.